En las entradas anteriores, ya hablamos acerca de la
importancia de tener los Principios del Negocio claros y definidos, así como de
la forma en que los podemos ocupar para “seleccionar” el tipo de Clientes y
trabajos que nos interesan de acuerdo al Costo, Precio y Valor de nuestro
servicio. En esta ocasión tendremos que ingresar a un campo que pocos de
nosotros trabajamos con frecuencia: Productividad.
La mayoría de las personas que fallan al emprender, hacer
crecer o simplemente operar un Negocio, no es por falta de voluntad u
oportunidades; la mayoría fracasa por falta de un método para llevar a cabo las
cosas; porque una cosa es ser un excelente profesionista, y otra muy distinta
es ser un buen empresario.
En esta ocasión vamos a hablar de siete principios
productivos, y si entendemos porqué funcionan, entenderemos también el porqué
son necesarios.
1. CONFIABILIDAD.
Se basa en la idea que la mente es para crear, no para recordar; nos dice que
debemos de utilizar un sistema de organización que sea confiable, y mantener las cosas en la cabeza no lo es. No solo es poco fiable, sino
que además trabajar “con la cabeza” nos provoca un caos productivo y genera
cantidades de estrés impresionantes que pueden terminar en problemas de salud.
Sea cual sea el sistema de organización que vayas a adoptar,
debe estar fuera de tu cabeza y debe garantizarte que encuentres lo necesario
cuando llegue el momento de utilizarlo.
Una vez que logres liberar a la mente del tedioso trabajo de recordar
todo lo que tienes que hacer, no solo bajarán considerablemente tus niveles de
estrés; sino que legarás a ser mucho más creativo para solucionar tus problemas
del día a día y podrás llevar a cabo nuevos proyectos que desarrollen tu
Negocio y tu persona.
2. ACCIÓN. Se basa
en la premisa que no puedes hacer ideas o cosas, solo puedes hacer acciones físicas. Por ejemplo “necesito
una computadora” es una idea bastante genérica y amplia, y no evoca una acción
específica o concreta. Podemos “buscar” características necesarias para nuestro
uso diario, podemos “solicitar” presupuestos de acuerdo a esas características,
y por último podemos “destinar” un recurso para concluir la compra.
Mientras no se procese una idea y tengamos claras las partes
(acciones) que la componen, vamos a tener un montón de cosas ambiguas que, una
de dos: o no realizamos, o terminamos realizando mal. Es por ello que tu
sistema de organización debe poder descomponer cada una de tus ideas en
acciones simples.
3. CONTEXTO. Se
basa en la idea que para realizar una acción debes tener las circunstancias
adecuadas. Generalmente, desde pequeños nos enseñan a programar las cosas por
adelantado (a las 12:00 esto, a la 1:00 aquello); sin enseñarnos que hay
factores que influyen a la hora de poder “hacer” algo.
¿Te parece lógico comprar medicamento en la panadería? A eso
nos referimos con Contexto, para hacer llamadas cómodamente, necesitas estar en
un lugar callado y tener la forma de tomar notas; para revisar algo con un
colaborador, debe estar ese colaborador, y además es posible que lo tengas que
ver en obra o en campo.
Una estrategia inteligente, es tener las acciones
organizadas en función de los distintos factores o contextos que van a
posibilitar su ejecución; de este modo, puedes seleccionar aquellas que puedes
hacer e ignorar temporalmente el resto hasta que estés en el contexto adecuado
para ellas.
4. ENTROPÍA. Todo
tiende al desorden (a menos que tú
lo impidas). Te guste o no, diario (si no es que a cada rato) llegan nuevas
tareas que te pueden tener ocupado; y si no las incorporas al sistema, pueden
convertirse en verdaderos dolores de cabeza.
Tu sistema debe ser capaz de organizar lo nuevo e ir
eliminando lo antiguo que ya está hecho o que de plano no sirve, tu sistema
debe proporcionarte la seguridad y tranquilidad de estar actualizado en todo
momento y no contiene basura; de lo contrario, te estarás esforzando en vano.
5. RELEVANCIA. Se
basa en la idea de que toda acción debe tener importancia para nuestros
propósitos específicos; de nada te va a ayudar subir un escalón diario si
después te das cuenta que subiste la escalera de otro edificio.
Este principio productivo nos dice que toda acción debe
tener importancia en contexto de tus propósitos y metas a corto y largo plazo;
es decir, tu sistema de organización debe tener en cuenta tanto tus necesidades
inmediatas como tus Principios, que es hacia donde quieres llevar tu Negocio.
6. SIMPLICIDAD. Tiene
como base la idea de que las cosas debes hacerlas lo más simples posibles, ya
que estas funcionan mejor que las complicadas. Aunque ten cuidado de no
simplificar mucho, para el éxito, no hay atajos; se requiere trabajo, esfuerzo
y dedicación.
7. NATURALIDAD. Tiene
la premisa que trabajar de manera natural siempre funciona mejor. Debemos hacer
caso a la forma en que trabajan nuestro cerebro y nuestro cuerpo de manera
natural, averigua cuáles son los horarios en que eres más productivo y organiza
tu trabajo en torno a ellos; investiga de qué manera tu cerebro entiende y
organiza la información y trabaja de esa manera los problemas que te surjan.
Todo eso se ve muy bien, pero ¿cómo lo aplico? Vamos a un ejemplo práctico, supongamos que al
despertar en la mañana tengo los siguientes pendientes:
-Llevar el carro al mecánico.
-Comprar tonner impresora.
-Revisar planos con David.
-Preparar el levantamiento de mañana.
Lo primero que tenemos que hacer es aplicar el principio de Confiabilidad, o sea, anotar todo en
una lista:
Como podemos ver, todas son cosas muy vagas y genéricas y el
principio de Acción nos dice que
debemos convertir las ideas en acciones simples.
Atendiendo un poco el principio de Entropía, me preparo tomando en cuenta que durante el día van a
surgir cosas que probablemente no pueda atender en ese momento, así que las
vamos anotando en un lugar temporal (en el teléfono por ejemplo), además de tomar en cuenta un momento para
revisar el correo y preguntar a la gente de la oficina si ocupan algo de mi
parte.
Ya con la lista, para planificar mi día, puedo aplicar el
principio Contexto para saber qué
cosas puedo ir haciendo.
Teniendo esto en cuenta; nos percatamos que hay tres cosas
que no dependen completamente de nosotros la hora en que nos pueda recibir el
mecánico, la hora en que David tenga listos los planos y que el “Office” tenga
el tonner requerido. Para poder
planificar de manera adecuada, tengo que solucionar primero esas tres
incógnitas; así que por Relevancia,
haré eso primero en cuanto llegue a la oficina.
Así que resueltos los temas que no dependen de mí persona,
puedo disponerme a planificar el día; en Excel es muy sencillo aplicar un
filtro y saber qué cosas puedo hacer en cada contexto, así que puedo ayudarme
con esa herramienta.
Planificar los recorridos y cosas que puedo hacer dependiendo
a los diferentes contextos, es algo que normalmente hacemos a diario de manera
inconsciente, y a eso se refiere el principio de la Naturalidad; solo que en esta ocasión estamos siendo conscientes de
ello.
Para continuar con el ejemplo, me dispongo a preparar el
levantamiento de mañana, y al preparar la herramienta me doy cuenta que ya no
hay clavos; por más tentador que parezca realizar cotizaciones, llamar a las
ferreterías de la zona para ver si tienen en existencia y un largo etcétera con
la finalidad de ser “ordenado”; la realidad es que, al ser un producto bastante
común, y que no voy a comprar una cantidad enorme del producto, no voy a ahorrar
una cantidad significativa si lo compro en un lado u otro; atendiendo al
principio de la Simplicidad, solo
anoto en mi lista “comprar clavos” y lo programo para cuando vaya en la calle
camino al mecánico o al centro comercial
Al ingresar a mi sistema las acciones que debo hacer, tengo
una claridad de qué hice, qué no hice y principalmente el porqué de cada cosa;
te garantizo que si haces lo mismo (de la manera que tú te acomodes y te sea
“natural”), fuera de que al final del día sientes una gran satisfacción por
haber sido “productivo”, poco a poco tomarás mas control sobre tu día a día y
el de tus colaboradores y en un futuro, hasta tendrás espacio en tu agenda para
estar con tu familia, amigos o incluso algún pasatiempo.
Te recomiendo tomes lápiz y papel y pongas en marcha tu
propio sistema de organización para tu Negocio. Usa las herramientas que tengas
y que conozcas, puede ser una libreta, puedes hacerlo con programas básicos
(como yo), o con software especializado para productividad (omifocus, things),
no importa qué elijas, siempre y cuando seas constante y tengas disciplina
mejorarás considerablemente las posibilidades de éxito de tu Negocio.
Coméntanos ¿Qué te pareció esta entrada? ¿Haces alguna de
estas cosas en tu Negocio? ¿Eras consciente que son principios productivos
altamente estudiados?
Si estas interesado en productividad, te recomiendo el
busques el libro Getting Things Done de Greg Allen o puedes descargar el libro GTD para dummies de Jero Sánchez.