¿Cómo hacer un presupuesto?

Una pregunta muy común en los grupos de Facebook es “Colegas me cayó esta chamba, ¿cuánto cobrarían?” Recibiendo todo tipo de respuestas, desde “Necesito más información para ayudarte”, “cobra 3 mil pesos”, “cobra 30 mil pesos”; hasta del tipo “si no sabes cuánto cobrar mejor no hagas el trabajo”.

En mi caso particular, mi respuesta siempre es la misma: Analiza cuanto te gastas en el personal que vas a ocupar, en la renta del equipo (aunque sea tuyo ¡cóbralo!), los insumos que vas a necesitar, y por supuesto debes considerar una utilidad razonable, que te permita ganar bien, pero que no te deje fuera del mercado; además también se debe de considerar los gastos indirectos que generará el trabajo tales como la luz eléctrica, renta de oficina, línea telefónica (movil y fija), etcétera.

Algo aparentemente tan sencillo suele complicarse cuando no se tiene un método adecuado de análisis, por lo que mucha gente termina elaborando sus propuestas al tanteo basados principalmente en su experiencia, lo que hace que en ocasiones den precios altos y en ocasiones bajos. En teoría los costos bajos se compensan con las ocasiones que se cobró alto; pero hoy en día la competencia laboral es mucha y es común que el cliente solicite 3 o más cotizaciones antes de tomar una decisión; dejando fuera los precios altos, por tanto, también deja fuera el trabajo que iba a “compensar”. Es por ello que es indispensable hacer un buen análisis del costo que se le va a dar al cliente.

El objetivo de esta entrada, no es inventar o crear nada nuevo, tampoco es intención establecer una serie de procesos lineales; sino compartir una de tantas maneras que hay para analizar (de manera ordenada) el costo para un trabajo determinado.

Básicamente las actividades que se tienen que realizar se pueden englobar en 5 procesos: Recopilar, Procesar, Organizar, Ejecutar y Revisar. Dentro de éste esquema, la elaboración del presupuesto, solo es una de cinco grandes actividades.

RECOPILAR:

Se refiere a conjuntar toda la información necesaria acerca no solo del levantamiento en sí mismo, sino del proyecto general para el que es requerido, esto ayudará a tener más claras las necesidades del cliente y así poder ofrecer la mejor solución.

• Identificación de necesidades del cliente (Motivo del levantamiento).

Se parte de la premisa de que ningún trabajo es igual al anterior o al siguiente, cada uno tiene su propia problemática particular; mientras que para un juicio de intestado se requiere conocer los límites, colindancias y dimensiones generales del predio, la realización de un proyecto arquitectónico requiere conocer a detalle las características no solo del predio; sino que también de su entorno inmediato. Es por ello que no todos los trabajos pueden realizarse de la misma manera y contener la misma información.

Es importante poder identificar las necesidades del cliente, ya que en muchas ocasiones ni siquiera él mismo está seguro de qué es lo que necesita. De ésta manera se evitan gastos innecesarios.

• Delimitación físico – temporal de la zona de estudio.

Muchas veces el estudio topográfico no solo se limita al predio en cuestión, sino también a su entorno inmediato; y en algunas ocasiones se deberá realizar investigación que se remonte a años atrás. Tener claro este concepto facilitará los posteriores trabajos.

• Definición de alcances.

Una vez que se identifican con claridad las necesidades del cliente y el área de trabajo, el siguiente paso lógico es acotar la responsabilidad del ejecutor del trabajo por la suma de dinero acordada.

Es de vital importancia invertir el tiempo que sea necesario en ésta actividad, con la finalidad de evitar un disgusto al momento de realizar la entrega del producto terminado. El realizar un pequeño listado de lo que incluye y lo que no incluye el trabajo puede significar la diferencia entre “es un excelente profesionista, lo recomiendo ampliamente” o “es un ladrón, tomó mi dinero y no hizo nada”. Esta listado puede ser firmado por las partes para dar mas seriedad y compromiso por parte del cliente.

PROCESAR

Básicamente es el análisis de la información recopilada, la creación de una propuesta que satisfaga las distintas necesidades del cliente.

• Identificación de metodología apropiada.

Ya estando entendidos por ambas partes los alcances, es necesario definir qué método se utilizará para llevar a cabo los trabajos; por ejemplo cuando existen buenas condiciones de trabajo, y no se requiere precisión milimétrica, desde un solo punto es posible levantar todo con un mínimo de personal, equipo y esfuerzo; mientras que si es un levantamiento topo – estructural de una nave industrial en uso, será necesaria una poligonal auxiliar que sea colocada con precisión y será necesario cuidar mucho más de lo habitual las elevaciones de la misma; además del esfuerzo extra que supone trabajar en altura y que los trabajadores del lugar sigan con sus actividades cotidianas.

• Identificación de equipo y herramienta adecuados.

No existe un único equipo que pueda hacer todos los trabajos; mientras que para grandes superficies en espacios abiertos un GPS RTK sería de gran ayuda, para controlar verticalidades de estructuras muy altas aún se sigue utilizando el Wild T1, un equipo del siglo pasado, pero es mucho más preciso que el común de estaciones totales de 6”.

La elección del equipo adecuado depende de la metodología a seguir, pero también es importante con qué equipo se cuenta en ese momento; hay muchos trabajos que pueden realizarse únicamente con hilo reventón y cinta métrica llegando a excelentes resultados si el método es el apropiado.

ORGANIZAR:

Es la planificación de las actividades de campo, con la finalidad de hacerlas lo más eficiente posible, aprovechando las fortalezas y aminorando las debilidades de nuestro equipo de trabajo. El objetivo es estimar con la mayor precisión posible cuánto tiempo tomará el realizar las actividades, lo cual se reflejará en el costo.

EJECUTAR:

Una vez definido el método a seguir y la herramienta y equipo a utilizar, se puede determinar el costo que tendrá el trabajo; al realizar ésta actividad, es necesario conocer la diferencia entre valor y precio; algunos clientes valorarán la solución a un problema, sin importar el precio; mientras que otros más valorarán un precio bajo.  Sea cual sea el caso;  siempre se debe tener una actitud profesional ante el cliente y lo que espera recibir.

Existen muchas maneras para realizar un presupuesto; la que aquí se aborda es por horas hombre y explotación de insumos, para definir una proyección de costo y con base en eso estimar las utilidades.

De un inicio puede ser difícil poner precio a cada necesario, comenzando por la mano de obra, pasando por el equipo a utilizar y terminando con los gastos de oficina.

En caso de no tener ni la menor idea de cómo definir el costo de la mano de obra, no hace falta mas que echar un vistazo en los avisos de ocasión en los empleos que sean afines a lo que se está realizando. Solo hay que tener en cuenta que el salario percibido por el trabajador, no es su costo real; ya que hay que tener en cuenta las prestaciones. También es digno de tomarse en cuanta que un empleado remunerado de manera justa, es más probable que sea más productivo que un empleado mal pagado.

Una forma para determinar el valor de renta del equipo (aunque sea propio) es utilizar los precios de mercado para definir nuestro presupuesto; por ejemplo, si se va a utilizar automóvil, es posible cotizar la renta del mismo con una arrendadora, e integrarlo a la matriz.

También se tiene que tomar en cuenta la herramienta menor, consumibles (pintura, clavos, etc.) y combustible que se utilizará; si bien se puede realizar un análisis a detalle como con el equipo; la experiencia hará que las cosas se vayan simplificando, al punto de que dependiendo el tipo de trabajo, se puede saber casi con certeza cuánto designar a estas partidas.

Ahora solo hay que ingresar a la matriz los precios de energía eléctrica, pago de renta, telefonía fija, telefonía móvil, internet; así como el personal que colabora indirectamente como el personal de aseo, mensajero, contador, etcétera. A pesar de la aparente complejidad de analizar todos y cada uno de éstos conceptos, en realidad no hace falta más que sumar todos esos gastos y dividirlo entre la cantidad de actividades que está proyectado se realicen en un mes. Otra manera, es destinar un porcentaje a los gastos indirectos y otro a los gastos de oficina.

Por último se aumenta un porcentaje de utilidad; ya que, aunque sea una misma persona quien realiza muchas de las actividades, no se debe confundir sueldo con utilidad; el sueldo es la remuneración económica por realizar un trabajo, mientras que la utilidad es el beneficio económico mediante el cual el negocio puede crecer.

En el siguiente ejemplo se analiza el precio para la fabricación de una mojonera, para el caso del personal y equipo, se asignó un precio por semana, y se dividió entre 6 días laborales y el rendimiento estimado de colar 4 mojoneras por día (0.04166667 semanas por cada mojonera). Para los insumos se analizó la unidad de compra de cada uno de ellos (por ejemplo, el cemento se compra en bultos de 50kg) y cuanto de esa unidad se requiere para colar una mojonera de esas características. Posteriormente se agregó 5% del total para gastos de oficina y 7% para gastos indirectos. Al final se agregó un 30% de utilidad.

De la misma manera que se analizó la fabricación de la mojonera, se puede analizar cualquier cosa, en el siguiente ejemplo se analiza un levantamiento topográfico con un rendimiento estimado de 2.5 has/día (0.066666667 semanas por cada hectárea levantada). Claro que es para levantar varias hectáreas, si se cobra eso para levantar una sola es como dispararse en el pié.

REVISAR:

Es el último gran proceso, y consiste en la revisión del propio método. Es en éste punto cuando se realiza la retroalimentación al final de cada proyecto y se deben hacer las siguientes preguntas: ¿los tiempos planteados fueron los de ejecución?  ¿qué salió bien? ¿qué salió mal? ¿es necesario hacer ajustes mayores? ¿los precios utilizados en las matrices aún son vigentes o es necesario actualizarlos?

Este tipo de revisiones también pueden ser disparadas por un acontecimiento de trascendencia como puede ser un adelanto tecnológico importante, un cambio en la normativa vigente o simplemente un cliente que requiere algún estudio de características extraordinarias.

CONCLUSIÓN

Evidentemente existen muchas maneras de realizar un presupuesto, inclusive algunas dependencias tienen lineamientos propios y exigen que se lleven a cabo bajo esos términos; éste ejemplo solo representa una de ellas. En resumen: analiza cuanto te gastas en el personal que vas a ocupar, en la renta del equipo (aunque sea tuyo ¡cóbralo!), los insumos que vas a necesitar, y por supuesto debes considerar una utilidad razonable, que te permita ganar bien, pero que no te deje fuera del mercado; además también se debe de considerar los gastos indirectos que generará el trabajo tales como la luz eléctrica, renta de oficina, línea telefónica (móvil y fija), etcétera.

*Si, copié y pegué la respuesta de siempre en los foros y grupos, ya que es el mejor resumen que te puedo dar.

Si el presupuesto es para un trabajo fácil y rápido revisa la entrada ¿Cuánto cobrar por un trabajo "muy sencillo"?